5 Melhores Práticas para Ser um Gerente de Projeto Bem Sucedido

Como um gerente de projeto que possuía muito tempo de trabalho, experimentou uma visita à guilhotina. Talvez, foi devido a um deslizamento enorme no cronograma, orçamento, ou aumento do escopo (ou às vezes todos os três, agora que é o caos total). E, como gerente de projeto, você era o primeiro da fila na guilhotina!

Em retrospecto, você (sempre) tem uma sensação: “Se eu tivesse lidado com o projeto de forma diferente, poderia ter sido um sucesso.” Soa familiar? Se sim, aqui estão algumas das melhores práticas que podem ser seguidas para evitar algumas surpresas nos projetos além de orientar os seus projetos para o sucesso.

5-Best-Practices-to-Be-a-Successful-Project-Manager

1. Identificar escopo, orçamento e tempo

Sua primeira verificação no projeto deve ser para definir o que você quer realizar, ou, em outras palavras, definir o objetivo do projeto. Para fazer isso, você deve definir os três parâmetros mais importantes e inter-relacionadas – escopo (objetivo geral), orçamento (dinheiro), e horário (tempo). Considere estes três parâmetros como um triângulo. Como gerente de projeto, você precisa manter todo o triângulo sem cair os pedaços.

Vamos dizer que seu projeto de TI envolve a instalação de software antivírus em toda a sua empresa. No início do projeto, os custos são controlados de forma muito rigorosa. Mas o tempo passa e leva mais tempo do que o pretendido. Agora, você decide alocar mais recursos para acelerar o processo de instalação fazendo o orçamento dar errado. Aqui, o lado orçamento de seu triângulo está em perigo.

Da mesma forma, em um ambiente de software, você pode tentar utilização em mais de um determinado projeto, comprometendo o tempo e orçamento. Um exemplo clássico é a tentativa de dar aos seus usuários finais recursos “não planejados”, que irá ajudá-los a usar o seu software de forma eficaz.

Na maior parte dos projetos, um dos três parâmetros permanece fixo, enquanto os outros podem ser alteradas para corrigir um problema ou para otimizar o projeto. É para que você faça a ligação dos lados do triângulo do projeto é fundamental a qualidade e sucesso do seu projeto.

2. Compor seus projetos em conquistas e tarefas

Começar a trabalhar em um projeto sem planejamento pode criar confusão, não cumprimento do cronograma, superação de custos e questões de recursos que diminuem as chances de sucesso do projeto. Para gerenciar seus projetos de forma eficaz, é melhor dividir seus projetos em tarefas e sub tarefas, (isto é, estrutura de divisão de trabalho que vai ajudar você a manter seus projetos organizados e na trilha.) Aqui está o que você pode fazer:

Reúna sua equipe e identifique todas as tarefas e sub tarefas para um determinado projeto

Definir as tarefas e sub tarefas, em seguida, priorizar e organizar.

Mantenha adicionando, alterando e removendo as tarefas e sub tarefas até pareça lógico e exatos para continuar.

Agora volte para a sua ferramenta de gerenciamento de projeto, adicione as tarefas e sub tarefas e aloque os recursos certos para cada tarefa. Você também pode definir conquistas, ou, em outras palavras, definir a data em que um relatório ou resultado foi concluído. Dessa forma, você pode avaliar como você está longe de sua conquista, o quão rápido seus recursos precisam trabalhar para alcançá-las, ou como administrar melhor seus recursos para entregar a tempo.

3. Construir uma equipe colaborativa

Dentro de uma equipe, você vai encontrar uma mistura de pessoas diferentes, com diferentes atitudes. A melhor cultura da equipe acontece quando os membros da equipe colaboram uns com os outros, o trabalho em conjunto, e perceber que todo mundo tem uma contribuição significativa para o sucesso de um projeto.

Se um dos membros de sua equipe carece de cooperação, seu projeto de TI pode rapidamente tornar-se confuso. Por sua vez, corrói a moral da equipe. Como gerente de projeto, você precisa ficar em cima das comunicações e garantir que a equipe está motivada.

4. Escolha sua ferramenta de gerenciamento de projeto sabiamente

Há uma variedade estonteante de software de gerenciamento de projetos no mercado. No entanto, você precisa ter uma compreensão clara de suas necessidades de negócios e desafios para limitar as escolhas e identificar a ferramenta certa.

No nível mais básico, uma boa ferramenta irá ajudá-lo a gerenciar seus projetos do início ao fim. Para elaborar, e ajudar em projetos complexos; facilitar a colaboração; permite-lhe gerir o tempo, escopo e orçamento; e por sua vez garante rentabilidade.

5. Use os dados para tomar decisões melhores

Como seu projeto se move ao longo do tempo, ele irá evoluir. Haverá muitas mudanças em termos de tarefas, recursos e tempo e você precisa tomar decisões em cada etapa. Isto é onde gráficos de Gantt entram em jogo para obter uma visão holística do progresso do seu projeto e para tomar melhores decisões.

Gráficos de Gantt vão lhe dar um visão do cronograma do início ao fim de cada tarefa, mostrar o progresso das tarefas individuais atribuídas aos seus recursos, monitorar a utilização dos seus recursos, bem como monitorar o progresso do projeto, assim, ajudá-lo a tomar as melhores decisões. O uso de cores nos gráficos de Gantt irá aumentar ainda mais a aparência de seus relatórios do projeto. E você apenas amará personalizar e usá-lo para lidar com seus projetos.

Estas melhores práticas pode ser um ponto de partida eficaz. Adotá-las vai salvar você e sua cabeça da guilhotina.

Se ao ler esse post, ficou interessado em conhecer algum software que auxilie a cumprir as  5 melhores praticas, venha conhecer melhor o ManageEngine ServiceDesk Plus e o modulo de projetos. Lembrando, que o software pode ser testado por 30 dias e contando sempre com o apoio da equipe ACSoftware.
Fone (11) 4063 1007 – Vendas (11) 4063 9639

Uma Resposta

  1. Tiago Toledo 4 de julho de 2016 Reply

Deixe um comentário