8 KPIs que todo help desk de TI precisa conhecer – KPI 8: Taxa de utilização de ativos de software

Anteriormente, apresentamos os 8 KPIs que são críticos para cada help desk de TI. Esses KPIs ajudam a atender a objetivos básicos de help desk de TI, como continuidade de negócios, produtividade organizacional e entrega de serviços no prazo e dentro do orçamento. A postagem anterior do blog discutiu sobre o KPI: custo por ticket. Este post discute o oitavo e último KPI – taxa de utilização de ativos de software.

Definição: Percentual de produtos de software e licenças em uso real pelo negócio.

Objetivo: Maximizar o ROI (retorno do investimento) em investimentos em software.

Com as compras de licenças de software ocupando uma parte importante dos gastos com TI, é importante acompanhar a utilização do software. Infelizmente, esta é uma das métricas menos discutidas. Para facilitar o gerenciamento, o software pode ser categorizado da seguinte forma:

Categoria 1 – Software que necessita de maior atenção (com as maiores implicações comerciais, custo da licença ou riscos de conformidade).

Categoria 2 – Software que necessita de menos atenção (software livre como o Adobe Reader).

Categoria 3 – Software e malware proibidos.

As métricas a seguir podem ser usadas para rastrear a utilização do software:

Relação entre o total usado e o total de software de adquirido

Essa métrica ajuda a identificar qualquer despesa de compra de software que não ofereça nenhum valor à organização. Idealmente, essa relação deve ser próxima de um, o que significa que há uma utilização máxima de todo o software adquirido, garantindo assim um ROI máximo na compra da licença de software. Um número elevado de software de Categoria 1 na lista não utilizada significa que uma grande parte do investimento em ativos de software está em software inativo.

Proporção de licenças não atribuídas para a contagem total de licenças

Essa métrica ajuda a analisar a utilização de licenças de um determinado software, ajudando as equipes de TI a planejar com antecedência as compras de licenças. A relação deve ser tão pequena quanto possível para ROI máximo. Uma proporção maior pode significar que algumas das aplicações de software estão mais licenciadas, o que poderia ser um investimento ocioso sem ROI.

Taxa de conformidade de licença

Outra importante métrica de gerenciamento de ativos de software que pode incorrer em custos para a organização é a taxa de conformidade de licença. Manter a conformidade máxima pode salvar sua organização de penalidades e multas. A seguir estão algumas dicas para alcançar o máximo de conformidade:

  • Acompanhe todas as instalações de software e compras de licenças.
  • Aloque licenças para instalações de software individuais para encontrar o software mais e menos compatível.
  • Compre os tipos de licença certos para o software. Por exemplo, é melhor comprar uma licença perpétua para um software principal para evitar problemas de conformidade devido à expiração da licença.
  • Conduza avaliações internas formais para conformidade e preparação para a auditoria.

Estudo de caso: O aumento da utilização de ativos de software economiza um milhão de dólares

Uma empresa farmacêutica, líder global economizou cerca de um milhão de dólares em gastos com licenças de software. A empresa farmacêutica, com seus serviços espalhados em mais de 50 países estava usando uma gama diversificada de produtos Microsoft. Em um determinado escritório, havia milhares de aplicativos de software licenciados sob um contrato de licenciamento por volume da Microsoft, mas não havia visibilidade ou controle desses ativos de software, inicialmente. A compra tinha sido feita sem compreender os requisitos do negócio. Na verdade, a empresa tinha informações limitadas sobre os ativos de software e o número e tipo de ativos que a organização realmente precisava. Isso, mais uma vez, coloca a organização sob o risco de excesso de licenciamento, sub-licenciamento e penalidades de conformidade. O suporte de TI começou com uma análise simples, comparando o software da Microsoft instalado com as licenças da Microsoft que possuíam. A percepção adquirida e os esforços da TI para entender os requisitos de negócios levaram a uma renovação da compra da licença da Microsoft, que envolveu o abandono da edição do Microsoft Office Professional para a edição padrão mais barata, que atendia aos requisitos de negócios. Além disso, várias outras licenças de volume foram substituídas, levando a cortes de custos economizando à empresa cerca de um milhão de dólares em suas compras de licenças de software.

Alcançar a máxima conformidade com uma auditoria prévia de três etapas

Cem por cento da taxa de conformidade de licença não será mais um mito com essa simples pré-auditoria de três etapas.

Estes oito KPIs, com suas respectivas métricas, ajudarão você a estabelecer um mecanismo de medição para medir constantemente e melhorar continuamente o desempenho do help desk. O primeiro passo no estabelecimento deste mecanismo de medição é entender o negócio que o suporte de TI está apoiando e alinhar os objetivos de help desk de TI aos objetivos de negócios. O próximo passo é identificar os KPIs e métricas que são essenciais para esses objetivos do help desk e os medir constantemente. Os oito KPIs discutidos aqui são críticos para os três objetivos básicos de help desk de TI de garantir a continuidade do negócio, tornando a organização produtiva e fornecendo serviços dentro dos orçamentos e no tempo, o que sublinha o fato de que esses oito KPIs são os que o seu suporte de TI devem se preocupar mais.

Ainda não viu os posts anteriores da nossa série? Então clica aqui e saiba mais sobre esses KPIs 😎

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