O planejamento eficiente do projeto é uma habilidade importante para os gerentes de projeto. Ele ajuda você a realizar as tarefas no prazo, fazer iterações e desenvolver planos de contingência para emergências.
O planejamento eficiente do projeto também ajuda a analisar os riscos; definir e transmitir às partes interessadas objetivos claros, realistas e alcançáveis em um determinado sprint; avaliar proativamente as ameaças que podem atrapalhar sua programação original; defenda recursos ou suporte adicionais; sugerir uma correção de curso adequada; e, mais importante, ajudar a gerenciar os níveis de estresse e ansiedade dentro da equipe.
Apesar de todos os benefícios do planejamento adequado, as organizações ainda perdem cerca de 12% de seus investimentos todos os anos devido ao baixo desempenho do projeto. O motivo? Má planejamento do projeto. À medida que as organizações assumem projetos maiores e mais complexos, adotam novas ferramentas, tecnologias e aplicativos de gerenciamento de projetos para ajudar no planejamento do projeto.
No entanto, eles raramente fazem uma pausa para avaliar a eficácia de seus planos de projeto. Como resultado, eles comprometem muito ou pouco trabalho, o que afeta muito o desempenho geral do projeto.
Claramente, é hora de avaliar o plano do jogo. Usando análises avançadas, além de controlar e monitorar seus projetos, você também pode avaliar a eficácia de seus planos. Aqui estão três relatórios que podem ser facilmente construídos usando os dados da sua solução de gerenciamento de projetos.
Variação de estimativa do cronograma
Todos nós trabalhamos em projetos que começam com um prazo bem definido, mas levam uma eternidade para serem concluídos. Vários fatores podem inviabilizar um projeto, incluindo durações subestimadas de tarefas, dependências incorretas, defeitos recorrentes, membros que saem da equipe ou falta de recursos. O impacto resultante da não conclusão no prazo pode ser enorme, tanto para a equipe quanto para a organização como um todo.
A variação da estimativa de cronograma é uma medida do número de dias em que um sprint atrasou. Considere um projeto com seis sprints consecutivos, nos quais cada sprint inicia um dia após o término do sprint anterior. Se qualquer sprint é adiado por até um dia, ele se espalha para o próximo sprint, atrasando não apenas o sprint inicial, mas todos os sprints que se seguem a ele.
Agora, se cada sprint atrasar um dia, ele terá um efeito em cascata, onde o trabalho inacabado dos sprints anteriores se espalhará para o próximo. Como resultado, um projeto ágil com seis sprints acabará parecendo um projeto em cascata.
Muitas vezes, existem várias opções para lidar com sprints escorregadios quando são notados no início de um projeto; no entanto, no final, essas opções diminuem e os usuários podem ser forçados a fazer horas extras, compactar tarefas críticas ou fazer alterações de escopo de última hora em uma corrida para concluir projetos dentro do prazo.
Variação da estimativa de esforço
A estimativa precisa do esforço necessário para concluir um projeto pode ajudar os gerentes de projeto a economizar custos, tempo e esforço, além de garantir o cumprimento dos cronogramas de entrega. Ao superestimar os sprints, os gerentes perdem a oportunidade de assumir um trabalho adicional; e subestimando os sprints, eles inadvertidamente empurram as equipes para concluir mais tarefas em um beliscão que leva ao esgotamento.
A variação da estimativa de esforço, medida em horas, determina a precisão das estimativas de esforço. É uma medida das horas reais gastas em relação às horas estimadas para as várias tarefas em um sprint.
O relatório de variação de estimativa de esforço é uma representação visual de quão precisas eram suas estimativas no passado e fornece informações para prever o esforço necessário para projetos semelhantes no futuro.
Uma variação positiva do esforço indica que você superestimou o esforço necessário para o sprint, enquanto um esforço negativo indica que você subestimou o esforço necessário para o sprint. Lembre-se de que é normal ter um maior grau de desvio nos primeiros sprints em um determinado projeto, porque você está apenas começando o projeto. Porém, no devido tempo, isso deve se estabilizar e você poderá concluir seus sprints a tempo.
Você também pode definir intervalos para desvios aceitáveis do esforço planejado, conforme mostrado no gráfico acima.
Variação diária dos pontos da história
Enquanto os relatórios anteriores permitem medir a variação no esforço e nas programações, o relatório de variação de pontos da história diária permite rastrear a variação nos pontos da história alcançados diariamente. O benefício de usar este relatório é que você pode adicionar mais pontos de história às suas tarefas diárias se sua equipe tiver conseguido consistentemente mais pontos de história do que o planejado originalmente. No entanto, se sua equipe não conseguir atingir os pontos planejados da história, talvez seja hora de revisitar seu plano e avaliar se você espera demais da sua equipe.
Esses relatórios são criados usando o Analytics Plus, a solução de análise de TI da ManageEngine que oferece integrações prontas para uso com vários aplicativos de TI populares, como ServiceNow, Jira Software, Zendesk e o conjunto de produtos de TI da ManageEngine. Se você está procurando uma solução de análise de TI, inicie seu teste gratuito de 30 dias do Analytics Plus agora.
Fonte: Sailakshmi Baskaran
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