[TIMEBRA] 4 maneiras de economizar em custos de TI no ciclo de vida do ativo [Parte 1: Aquisição]

Você está com um orçamento conservador ou quer cortar custos em TI? Felizmente, você não precisa ir muito longe para encontrar oportunidades de economizar em TI. Em cada uma das várias fases do ciclo de vida de um ativo, existem muitas maneiras possíveis de economizar.

Nesta série, vamos dividir o ciclo de vida do ativo nos seguintes estágios e examinar as oportunidades de economia nos custos de TI em cada um deles:

  1. Compras
  2. Desdobramento, desenvolvimento
  3. Manutenção e suporte
  4. Aposentadoria ou eliminação

Nesta parte, discutiremos o primeiro estágio do ciclo de vida do ativo – aquisição ou compra de ativos de TI. É importante ser econômico durante esse estágio. As organizações devem considerar três coisas ao adquirir um novo ativo.

  1. Quanto dinheiro está sendo gasto na aquisição de ativos a cada ano?
  2. Quais são os vários tipos de ativos que estão sendo adquiridos?
  3. Quais áreas da organização estão gastando demais em ativos?

A seguir, veremos alguns relatórios essenciais que você pode aproveitar para resolver essas questões. Os relatórios apresentados nesta série de blog são todos construídos usando o Analytics Plus, a solução de analytics de TI da ManageEngine. Com isso dito, vamos mergulhar.

Examine o gasto anual

A melhor maneira de analisar os gastos anuais é usando um relatório de gastos de TI YOY (ano a ano). Este relatório oferece uma perspectiva de quanto está sendo gasto em TI a cada ano e como isso se compara às tendências anteriores. É comum ver uma tendência de aumento nos gastos com TI ao longo dos anos, porque os orçamentos de TI tendem a aumentar à medida que a organização cresce.

Um aspecto que este relatório não transmite é o ritmo em que o orçamento de TI é gasto no ano atual em comparação com os anos anteriores. Supondo que você esteja olhando para este relatório em maio, o relatório compara os gastos do ano atual entre janeiro e maio em comparação com 12 meses inteiros de gastos de TI dos anos anteriores.

Isso pode ser superado usando um relatório do ano até a data (YTD), que compara os gastos de TI em vários anos no mesmo período. Por exemplo, o relatório a seguir compara os gastos com TI em vários anos no período entre janeiro e maio. Dependendo de suas diretrizes financeiras atuais, você pode desacelerar ou aumentar a taxa de gastos. Este relatório pode ser usado para controlar as práticas de gastos ao longo do ano.

Analise os tipos de ativos que estão sendo adquiridos

Depois de ter uma ideia razoável dos gastos anuais, a próxima etapa é entender os vários tipos de ativos que estão sendo adquiridos. Isso pode ajudar a identificar as áreas em que o orçamento de TI está sendo gasto de maneira imprudente.

Este relatório mostra que impressoras, estações de trabalho e servidores são as três despesas principais, com impressoras ocupando mais do orçamento do que estações de trabalho. Normalmente, as impressoras não exigem mais do orçamento de TI do que estações de trabalho, a menos que algo como uma atualização de impressora em toda a organização esteja ocorrendo. Em qualquer caso, esta é uma área que pode precisar de investigação.

Prevenção de compras excessivas

As organizações tendem a adquirir hardware ou software com antecedência ao antecipar o crescimento. Quando as expansões planejadas não acontecem, esses ativos tendem a ir para o lixo. Uma maneira ideal de enfocar esse fenômeno é usar um relatório que destaque a quantidade de dinheiro gasta em ativos de hardware ou software não utilizados.

Este relatório mostra a quantidade total de dinheiro que poderia ter sido economizada com um planejamento melhor. As organizações podem tomar nota dos ativos que geralmente são adquiridos em excesso e manter isso em mente durante compras futuras.

Esses relatórios foram criados usando o Analytics Plus, a solução de analytics de TI da ManageEngine, que oferece integrações prontas para uso com vários aplicativos de TI populares, como ServiceNow, Jira Software, Zendesk, como também os softwares de TI da ManageEngine

Fique ligado na segunda parte desta série, na qual discutiremos a implantação de ativos. 

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