Embora seja difícil manter os dados protegidos contra as ameaças cibernéticas modernas, você também deve ter em mente a conformidade com regulamentos comuns, ou seja, garantir a compliance da sua empresa com o SOX que lida com a transparência nas divulgações de empresas públicas.
Hoje em dia, não basta que as empresas confiem em documentos financeiros descartáveis que satisfaçam a auditoria intermitente; você também tem o mandato de criar registros detalhados das atividades do dia a dia, bem como disponibilizar esses registros por um período determinado.
A não conformidade pode levar sua empresa a interrupção dos negócios e perda de produtividade. A FMP Global declara que a não-conformidade é duas vezes mais caro que o custo de atender e manter aos requisitos de compliance.
Pesquisas da Globalscape também mostram que o custo anual de não conformidade para empresas é de US$ 14,8 milhões, um aumento impressionante de 45% desde 2011. Enquanto isso, o custo de compliance foi descoberto em média de US $ 5,5 milhões, o que aumentou 43% em relação a 2011.
Com todos esses desafios em mente, considere implementar um software de gerenciamento de conformidade para sua organização. Embora haja muitas opções no mercado, você deve pesquisar as melhores ferramentas de conformidade antes de entrar em contato com um fornecedor de sistemas de gerenciamento de conformidade.
Para ajudá-lo, aqui estão algumas dicas sobre como selecionar um software de gerenciamento de conformidade adequado:
1. Especialização empresarial
Antes de escolher um sistema de gerenciamento de conformidade, dê uma olhada nos setores suportados pela solução. Algumas soluções se concentram em setores específicos, como TI, saúde, alimentos e seguros, enquanto outros são desenvolvidos como sistemas genéricos que podem ser personalizados de acordo com as necessidades da organização.
É aconselhável priorizar as necessidades da sua organização antes de fazer sua escolha. Você também deve ser capaz de identificar os problemas que deseja que este software resolva, para saber quais soluções e ferramentas de compliance serão indispensáveis.
2. Especificações de compliance
Depois de definir os problemas que você deseja que o seu software resolva, o próximo passo é listar todos os regulamentos e políticas que sua organização precisa seguir. Faça uma revisão rápida dos requisitos de compliance aos quais sua organização precisa cumprir, para que você possa verificar se o sistema de gerenciamento de conformidade atende a esses requisitos.
3. Soluções de relatórios incomparáveis
É essencial garantir a segurança e a compliance de seu negócio, é por isso que você precisa selecionar um software de gerenciamento de conformidade desenvolvido para erradicar relatórios manuais demorados e propensos a erros. Um dos elementos principais de um sistema de gerenciamento de conformidade é o controle de documentos. Portanto, se você estiver pensando em comprar um, escolha uma solução que ofereça uma solução de relatórios de compliance inclusiva e verificável que não deixe nada ao acaso.
Quanto ao gerenciamento do Active Directory (AD), é recomendável comprar um software equipado com uma biblioteca de relatórios incorporada que abrigue um extenso conjunto de relatórios que possa fornecer dados críticos, como listas de distribuição, contas de usuário e os tempos e segurança de logons mais recentes dos grupos de usuários, entre outros.
4. Fácil criação e modificação de contas e senhas
Isso é especialmente benéfico para as empresas que procuram um sistema para ajudá-las no gerenciamento de seu AD. Escolha um software que também permita criar usuários em massa com todos os atributos necessários. Verifique se é fácil ativar ou mover contas – limpar as contas de usuário inativas no seu AD também deve ser fácil. Para o gerenciamento de senhas, é melhor ter um sistema que permita redefinir várias senhas, personalizar configurações de senha e ativar ou desativar usuários com senhas vencidas.
5. Ferramentas de compliance infalíveis
Uma das razões pelas quais você provavelmente está procurando um sistema de gerenciamento de conformidade é porque deseja aumentar a eficiência de suas operações. Como você pode conseguir isso se estiver preso a um software que não é fácil de entender?
Ao selecionar as ferramentas de conformidade, sua melhor aposta é confiar em software com uma interface intuitiva que possa ser facilmente entendido pelos membros da sua equipe. No final do dia, você deseja ter uma experiência positiva do usuário, desde a aparência geral do software quanto aos recursos e a importância de seus atributos para os usuários finais.
Simplicidade é a chave para aumentar a produtividade. Não importa com quantas ferramentas de ponta o seu software esteja equipado, se elas não são úteis em termos de usabilidade, elas simplesmente não valem a sua compra ou o tempo adicional necessário para aprender e integrar esse software a suas operações.
6. Proteção de dados
Outro fator a considerar em sua seleção, é a capacidade do seu software para garantir a integridade dos dados. As violações de dados são comuns e difíceis de lidar. De acordo com a Forbes , o primeiro semestre de 2019 testemunhou 3.813 violações de dados, que expuseram mais de 4,1 bilhões de registros a olhares indiscretos. Além disso, 3,2 bilhões desses registros foram expostos por apenas oito violações. Os relatórios expostos consistiam principalmente em e-mails e senhas. É por isso que é importante escolher uma plataforma que possua uma estrutura de segurança madura, pois qualquer compromisso pode custar a você seus clientes e toda a empresa.
7. Fluxo de trabalho aprimorado em vários níveis
Alguns processos precisam de várias aprovações. Por exemplo, digamos que você esteja revendo uma fatura para verificar a conformidade. Uma seção da sua equipe precisa verificar se atende aos requisitos de conformidade. Em seguida, é necessário verificar se há todas as informações necessárias do fornecedor antes de colocar a fatura na linha de pagamento e processá-la. Você pode atribuir essas tarefas através do software de gerenciamento de conformidade, e a atribuição ou processo não será finalizado até que tenha recebido várias aprovações dos membros da sua equipe. Esse recurso ajuda muito a garantir riscos mínimos e integridade dos dados para sua organização.
8. Delegação de segurança
A delegação de segurança e permissões do Active Directory é uma das funções mais essenciais para profissionais de TI, especialmente se o serviço for facilitado por vários grupos de administradores. Um dos elementos principais de um sistema de gerenciamento de conformidade é sua capacidade de garantir a unidade organizacional (OU) e a delegação baseada em grupo.
A delegação da OU permite que os administradores da sua equipe deleguem permissões com base em usuários ou grupos. Isso garante que apenas um grupo especial de usuários possa executar tarefas de gerenciamento para alguns locais da sua equipe. Com essa abordagem, cada domínio também pode ter seu próprio conjunto de administradores e a delegação pode ser realizada em um nível granular.
Enquanto isso, como o nome sugere, a delegação de grupos permite que grupos inteiros executem tarefas. Isso torna a tarefa de criar técnicos de suporte técnico mais fácil e rápida, pois as funções podem ser atribuídas a um grupo, e não a usuários individuais. A modificação de funções atribuídas quando a mudança de requisitos organizacionais também é menos difícil por essa opção. Em resumo, esse esquema de delegação resulta em mais eficiência nas operações da sua empresa.
9. Preços
Por último, mas não menos importante, considere seu orçamento em sua seleção. Confira os preços dos softwares de conformidade e veja se estão alinhados com o recurso que você está disposto a gastar nessa iniciativa tecnológica. Pense nisso como um investimento que ajudará seus negócios a longo prazo.
Vale o esforço
Agora que você considerou os principais recursos e fatores a serem considerados na obtenção de um bom software de gerenciamento de conformidade, é hora de fazer sua escolha. Lembre-se de que esse investimento depende muito da orientação e especialização da empresa, bem como de processos comerciais específicos.
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