ITAM Melhores Práticas 6: Conduzir Auto Auditorias

Neste post da nossa serie ITAM melhores práticas, você vai aprender como conduzir auto auditorias. O objetivo é realizar avaliações internas formais para o cumprimento e prontidão de auditoria.

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Aqui está o porquê de realizar a auto auditoria ser importante. Ser compatível e pronto para a auditoria garante que você esteja no controle de sua TI e que já tenha reduzido muitos gastos com TI indesejados. Auditorias reais podem ocorrer a qualquer momento e, portanto, você precisa garantir que está sempre pronto para auditoria. Realizar auto auditorias para todos os seus fornecedores, pelo menos, duas vezes por ano.
Agora, vamos dar uma olhada nos benefícios da realização de auto auditorias internas:

  • Serve como um sistema de alerta precoce.
  • Ajuda você a economizar enormes multas e penalidades.
  • Reduz discrepâncias existentes em sua infraestrutura de TI.
  • Ajuda os funcionários obter experiência prática suficiente para enfrentar auditorias reais, sem qualquer pânico.

Siga estas etapas simples para realizar uma auditoria sem problemas

1. Priorize seus fornecedores

As auditorias são geralmente demoradas. Certifique-se de priorizar sua lista de fornecedores antes de uma auto-auditoria, com base em fatores externos, como a probabilidade de auditoria do fornecedor, do perfil do fornecedor e do fornecedor que forneceu a maioria do inventário. Lembre-se sempre de realizar a auditoria de um fornecedor de cada vez e não apressar as coisas.

2. Definir políticas de auditoria

Você precisa definir claramente as pessoas e ferramentas envolvidas em suas auditorias. Você também precisa planejar sua estratégia de execução de auditoria e definir o escopo de sua auditoria.

Os aspectos das pessoas

Definir funções de auditoria apropriadas. Liste os nomes dos departamentos e seu níveis de envolvimento na auditoria. Escolha pessoas qualificadas dos departamentos jurídico e técnico para desempenhar o papel do auditor. Além disso, formar uma comissão para representar e defender a organização.

Ferramentas envolvidas

Verifique se você precisa instalar uma ferramenta de terceiros ou se você está planejando usar ferramentas existentes para a auditoria. Alguns fornecedores não podem entreter o uso de ferramentas de terceiros.

Planejamento

Você também precisa planejar entre ter uma auditoria de uma forma rápida ou uma auditoria em profundidade demorada. Elaborar planos adequados de roll-out e back-out para executar a auditoria.

Definição do escopo

Algumas auditorias podem se concentrar apenas em violações de licença, enquanto outras podem se concentrar em encontrar o uso de software proibido. Você precisa identificar parâmetros específicos para rastrear auditorias individuais com base no objetivo da auditoria.

3. Facilitar um ambiente favorável à auditoria

Manter registros relacionados com compras e inventários prontos e acessíveis para a auditoria. Fornecer incentivos à sua força de trabalho para participar da auditoria. Isso lhes dará um propósito e a motivação para mergulhar fundo na execução das auditorias. Prepare suas ferramentas para executar relatórios de uso e conformidade várias vezes, se necessário.

4. Tenha um plano de remediação

Os resultados da auditoria são em grande parte decepcionantes, com muitas discrepâncias. Responder às seguintes perguntas irá ajudá-lo a fazer as modificações necessárias para definir corretamente seu inventário.

Como faço para instalar / desinstalar software?

Como posso adquirir novas licenças?

Tenho o orçamento para pagar possíveis multas?

Na próxima postagem do blog sobre ITAM, veremos como melhorar continuamente o seu processo ITAM. Enquanto isso, se você estiver procurando por uma solução com recursos internos de ITAM, recomendamos que você conheça o ManageEngine ServiceDesk Plus, contando sempre com o apoio da equipe ACSoftware.

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