O gestor de TI e o desafio da administração de budget

Naturalmente, empresas amadurecidas colocam à disposição do gestor de TI um orçamento anual para custear, seja lá o que o gestor de TI considerar necessário. Afinal o seu presidente, CEO, diretor ou chefe, normalmente entende de negócio e não de TI, deixa-se então, quem entende de TI resolver e planejar o que se faz necessário para obter resultados. Um olhar ingênuo sobre a situação poderia constatar realmente maravilhoso, ter toda aquela verba à disposição para “fazer acontecer” na TI.
Ingenuidade à parte, nós sabemos que na vida real a coisa não é bem assim. Pra começar o orçamento normalmente é menor do que deveria ser, em seguida as necessidades latentes e urgências do dia-a-dia tornam esta verba ainda mais escassa.
Como se não bastasse as necessidades básicas de infra-estrutura, segurança e gestão, a trama se complica ainda mais quando se trata de cumprir com novas exigências que surgem pelo caminho, como a LGPD que já bate às nossas portas.

A administração do budget cabe exclusivamente a você gestor de TI. Entretanto ocasionalmente esbarro com algum gestor um pouco menos experiente sofrendo para colocar as coisas nos trilhos. Sendo assim, respeitosamente aqui vão algumas dicas de ouro que podem fazer a diferença em sua administração.

Leve a sério o TCO

O TCO (Total Cost of Ownership) é aquela estimativa financeira projetada para avaliar os custos diretos e indiretos relacionados a compra de todo investimento importante, como software e hardware. Indo muito além da aquisição em si, leva-se em consideração os gastos para mante-los em funcionamento, ou seja, o custo de manutenção do que foi adquirido.
Se você ainda não fez este exercício, é importante começar a fazer. Muitas vezes beira o impossível analisar o “bonde que já está andando” e nós entendemos isso. A dica de ouro para este caso é que isso comece a ser feito, especialmente à partir de novas aquisições.
Custos de manutenção, treinamento, assistência e crescimento incremental.
Tudo isto é básico, e agora a coisa começa a ficar mais interessante. Depois de calculados estes custos você deve começar a calcular despesas hipotéticas como por exemplo o custo de recuperação de um desastre. Custos de reparação, custos por quebra de segurança, custos por parada de sistema, indisponibilidade do ambiente e até mesmo prejuízos hipotéticos porém estimáveis como a eventual perda de reputação por um serviço indisponível.

Quando você tem condições de colocar na mesa de seu gestor um documento que evidencia de forma coerente e concisa quanto vale o investimento que você está gerindo e muito mais do que isto, tem condições de demonstrar o tamanho do prejuízo que poderia ser acarretado caso este investimento não seja gerido adequadamente, você passa a ser ouvido com atenção especial.
Se você já saiu com aquela sensação de derrota de uma reunião de planejamento de budget, você sabe exatamente do que estamos falando.
Não é um trabalho que trás resultados instantâneos, sabemos que muitas vezes pode-se levar mais de um ano para que um budget seja melhor planejado. Entretanto, o gestor que dispõe de um bom TCO, não só receberá mais atenção no futuro, como também estará munido de documentação que o ampara no caso de uma destas catástrofes realmente vir a acontecer. Nada como ter um sonoro “eu avisei’ na manga quando o dia ruim chegar.

Fale a língua do seu gestor com ROI

Normalmente não adianta ou sequer fica bem responder em português um e-mail escrito em inglês, ou vice versa. Se isso é fato, porque é que insistimos em falar com nossos gerentes uma língua diferente da que falam conosco. Se você é de TI, há boa chance de que você tenha este problema. Como nós pensamos tecnicamente, existe uma tendencia natural de responder tecnicamente a questões de negócio
Mas se a língua que seu gestor fala é “resultados” não adianta e nem sequer fica bem responder em “tecniquês” . Daí a importância de trazer o ROI (Return of investiment) para a sua administração de budget, para que você esteja pronto para responder também em “resultados” antes mesmo que a pergunta surja.
O TCO te ajuda com “o que comprar” e também com “porque comprar”, entretanto, só o ROI consegue fazer a ponte entre a TI e os negócios e demonstrar como este investimento retorna para a empresa.
Falar de catástrofes te ajuda a ganhar atenção com um pouco de medo justificável, mas o que realmente te destaca como um profissional de excelência é quando você demonstra como este investimento volta para a empresa.
Soluções que reduzem custos, economizam energia, aumentam a disponibilidade e produtividade, que representam cortes de gastos ou apenas uma forma mais inteligente ou barata de fazer as coisas. É debruçado sobre este tipo de case que o departamento de TI brilha e demonstra seu valor.
Considere o valor do investimento, o ganho de performance que ele trará ou trouxe. Diminuição de custo operacional e a redução de erros operacionais quer seja por falha humana ou mal desempenho dos processos antecedentes. O aumento de satisfação de clientes, os possíveis ganhos de mercado, melhorias internas e finalmente o possível aumento da lucratividade dos produtos e serviços da empresa.

Observe o todo

Muitas vezes o gestor de TI ultra atarefado acaba se focando apenas no “seu quintal”, o que é na verdade muito normal. Entretanto, observar outras necessidades da empresa e trazer boas soluções tecnológicas podem fazer muita diferença. Como por exemplo o que foi muito frequente alguns anos atrás com a diminuição de gastos com telefonia recomendando novas tecnologias e migrando para a telefonia digital. Iniciativas que trazem economia e deixam o orçamento das empresas ainda mais eficazes.
Se você perdeu o BOOM da telefonia digital, não pode perder por exemplo o que está acontecendo em ESM. A incorporação de outras facilities ao tradicional ServiceDesk da sua TI abre excelentes oportunidades para demonstrar valor, prestar um serviço relevante para toda a empresa e quem sabe ganhar aquele zero a mais que faltava no orçamento da sua TI.
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Utilize bem as soluções que já possui

O motivo é simples, quanto mais útil mais respeitado um sistema é. E quanto mais respeitados seus sistemas forem, mais respeitado seu departamento é.
Treinamento é investimento! Quer seja ministrado por uma equipe contratada ou até mesmo ministrado internamente pelos mais experientes, treinamento é um investimento que precisa ser feito.
Nossa recomendação é que não haja tolerância para subutilização de ferramentas, pois pelo mal uso, ela pode acabar sendo descartada e junto dela alguma feature que poderia salvar sua empresa no futuro.
Um bom planejamento antes de comprar e uma boa demonstração do retorno de investimento só deixam de ser teoria quando sua equipe está fazendo uso total e fluente da ferramenta adquirida.
Por isso nossa dica é : Seja metódico, organizado e perseverante. Coloque em atividade todos os recursos interessantes de uma ferramenta e sua vida de gestor de TI vai fluir com muito mais leveza.
Aos clientes ACSoftware fica relevante mencionar que a empresa disponibiliza de uma equipe especializada de suporte pronta para ajudar a colocar em uso todas as features das soluções que você já possui.

E a última dica é: esteja antenado conosco!

Estudar, se atualizar, conhecer as tendências e testar novidades. Se a esta altura do texto você tiver a impressão de que quero te vender algo, pode ter certeza!
A ManageEngine tem um portfolio de mais de 40 soluções em gestão de TI que com certeza podem te ajudar a revolucionar a TI de sua empresa.
Mais do que comprar, é preciso comprar bem! E isto é outro aspecto que pode fazer toda a diferença no dia em que você trouxer novos projetos para a mesa.
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Mais do que te oferecer soluções econômicas de grande impacto na gestão, nossos agentes estão preparados para discutir aspectos como o ROI de cada ferramenta e te ajudar a trazer pra mesa soluções que realmente irão agregar no dia-a-dia de sua empresa.

Naturalmente, trata-se de um assunto muito mais vasto e cabe ponderações muito mais profundas do que fomos capazes de abordar neste texto. Entretanto faço votos de que encontre aqui, aquela dica que estava faltando para iluminar sua situação, ou quem sabe o insight daquela ferramenta de excelente custo/benefício que faltava para você fazer bonito com o restinho de budget que ficou no seu fim de ano. O quem sabe o incentivo que faltava para começar a fazer seu TCO, seu ROI e a testar hoje as ferramentas que tornarão seu 2020 muito mais fácil.

Gostou deste artigo? Deixe seu comentário se gostaria que falássemos um pouco mais sobre os desafios do dia-a-dia de um gestor de TI.

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