Dados redundantes, obsoletos e triviais (ROT) referem-se às informações alojadas em repositórios de dados que não estão em uso ou não são necessárias nas operações de negócios atuais. Esses são arquivos simplesmente perdidos em seus armazenamentos de dados, aumentando os custos de armazenamento de dados.
O que são dados ROT?
Os dados ROT incluem, mas não estão limitados a:
- Arquivos antigos que não são mais necessários.
- Arquivos desatualizados que pertencem aos usuários atuais, mas não estão em uso ou têm versões mais recentes em uso.
- Arquivos obsoletos pertencentes a usuários inativos.
- Instâncias duplicadas de arquivos que não atendem a nenhum propósito.
- Logs e arquivos triviais contendo informações desnecessárias para operações de negócios, conformidade ou outros requisitos.
Ao eliminar arquivos e pastas indesejados, as empresas podem concentrar dinheiro e esforços na proteção de dados essenciais para os negócios.
Armadilhas de armazenamento de dados ROT
Os dados ROT provavelmente constituem uma grande parte de seus armazenamentos de dados. Aqui está um exemplo rápido para ilustrar por que esse problema é tão grande: Imagine ter que vasculhar gavetas e gavetas de papéis para encontrar apenas um arquivo. No contexto digital, indica horas e horas de digitalização do armazenamento de arquivos, consumindo tempo e mão de obra. As outras desvantagens de os dados ROT serem deixados desmarcados incluem:
- Dados pessoais inseguros
Arquivos antigos podem incluir informações de identificação pessoal, como informações de contato ou detalhes médicos, e esses dados precisam ser localizados e protegidos para evitar furtos ou vazamentos.
- Armazenamento de dados mal utilizado
Se você não limpar os dados ROT, pode ser necessário comprar mais armazenamento para atender ao crescimento exponencial dos dados. Armazenar dados ROT significa que você está perdendo espaço de armazenamento que poderia ser usado para dados essenciais.
- Exploração de arquivos órfãos ou ocultos
Arquivos órfãos são deixados para trás por ex-funcionários ou outras partes interessadas quando deixam de fazer parte da organização. Arquivos órfãos com acesso aberto podem expor dados desnecessários para usuários internos ou outros.
Com custos crescentes e ameaças à segurança, as empresas estão procurando gerenciar armazenamentos de dados de maneira eficiente. O primeiro passo para gerenciar com eficácia os custos de armazenamento é entender como os dados ROT afetam sua organização.
Calculando o verdadeiro custo de armazenamento de dados ROT
Vejamos rapidamente o custo de armazenamento de dados redundantes ou obsoletos. O cálculo abaixo é baseado em resultados de dados ROT do Relatório Databerg de 2019 e dados de métricas chave de TI 2019 , mencionados abaixo:
- O custo de armazenamento de dados brutos chega a US $ 1.404 por TB, considerado constante por um período de cinco anos.
- Os dados totais para este cálculo são considerados 100 TB.
- 33% do total de dados são dados ROT.
Então, o aumento acentuado nos custos de armazenamento ROT para o crescimento de dados em 25% e 35% ficaria assim.
Como fica evidente no gráfico, o custo dos dados ROT é uma grande fonte de preocupação que deve ser dada a devida consideração.
Como minimizar os custos de armazenamento de dados ROT
O crescimento desagradável nos custos de armazenamento de dados ROT pode ser mitigado pela poda de seu armazenamento de arquivos para limpar informações indesejadas. Para gerenciar dados ROT a fim de manter os custos de armazenamento baixos e otimizar o armazenamento de arquivos:
- Use um analisador de servidor de arquivos para limpar arquivos antigos que não contêm informações essenciais.
- Elimine versões duplicadas excessivas de arquivos para economizar espaço em disco.
- Mova os dados arquivados ou dados de baixo impacto para backups na nuvem e salve o armazenamento offline para os dados em uso.
- Reveja periodicamente dados antigos, duplicados ou obsoletos em repositórios de nuvem e físicos para se livrar de quaisquer arquivos indesejados. Isso também ajudará a identificar quaisquer riscos de segurança que possam surgir de armazenamentos de dados não supervisionados.
A próxima etapa para abordar as preocupações com dados ROT é empregar ferramentas e práticas de armazenamento de arquivos para ajudar a cortar os dados acumulados em seus repositórios de arquivos. O DataSecurity Plus da ManageEngine oferece uma ferramenta de análise dinâmica de arquivos para ajudá-lo a localizar arquivos antigos, desatualizados, não utilizados e duplicados usando a hora da última modificação e outros atributos.
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