Sucesso no gerenciamento de projetos com skill-gap analysis

Um dos primeiros requisitos para construir uma equipe eficaz que forneça resultados consistentes é ter membros de equipe dinâmicos com o conjunto de skills ideais. Isso significa ter o número correto de pessoas, com as habilidades adequadas e trabalhando em seu projeto no momento certo. 

Por exemplo, se você está construindo um novo aplicativo para gerenciar reservas de salas de reunião em seu prédio, você precisa de pessoas qualificadas em desenvolvimento de front-end e back-end, integração de API, modelagem de dados, análise de qualidade, controle de qualidade e análise de causa raiz . Você não precisa que todos os funcionários sejam qualificados em todas essas áreas; em vez disso, você precisa de uma equipe composta por indivíduos qualificados em diferentes áreas que, juntos, possam alavancar suas habilidades individuais e contribuir coletivamente para o sucesso de seu projeto.

Então, como você sabe se as pessoas em sua equipe têm o conjunto de habilidades necessárias para concluir seus projetos? Faça uma skill-gap analysis (análise lacuna de habilidade). Essa análise ajuda a identificar os gaps na experiência entre os membros de sua equipe. Além disso, ajuda você a:

1.  Planejar projetos estrategicamente, incluindo orçamento, recursos e requisitos de tecnologia.

2.  Determinar a necessidade de treinamento adicional ou aumento da força de trabalho.

3.  Aumentar a produtividade alinhando os interesses individuais com os objetivos do projeto, dando aos membros da equipe a oportunidade de aprimorar suas habilidades.

Aqui está uma técnica simples para realizar uma skill-gap analysis. Primeiro, identifique as habilidades em categorias necessárias para concluir um projeto; em seguida, mapeie os membros da equipe em relação a essas habilidades com base em seus níveis de proficiência. Para determinar os níveis de proficiência, observe o número médio de pontos da história completados por cada membro da equipe em várias categorias. Você deve ser capaz de obter esses dados (pontos da história preenchidos por cada usuário) de seu aplicativo de gerenciamento de projeto.

O relatório a seguir oferece uma visão geral de alto nível da proficiência dos membros da sua equipe em várias categorias de tarefas.

Cada membro da equipe está associado a uma determinada cor de bolha, e o tamanho da bolha indica sua experiência na respectiva categoria.

Você pode ver na ilustração acima que, para certas categorias de tarefas, como integração de API, há pessoas disponíveis em vários níveis de conhecimento para lidar com tarefas simples, de nível médio e complexas. No entanto, para certas categorias de tarefas, como análise de causa raiz (RCA – root cause analysis) e modelagem de dados, não há pessoas suficientes para lidar com tarefas de nível médio e simples.

Isso significa que as tarefas simples e de nível médio nessas categorias devem ser atribuídas a pessoas altamente qualificadas. Isso pode não ser um uso eficaz de seu tempo ou habilidades. Uma boa prática é garantir uma distribuição uniforme dos conjuntos de habilidades em todas as categorias principais. 

Normalmente, uma equipe bem equilibrada deve ter a mistura perfeita de especialistas (pessoas com habilidades únicas para fazer o trabalho pesado) e generalistas (pessoas com uma ampla gama de habilidades que podem trabalhar em muitas tarefas interdisciplinares). Isso garantirá que sua equipe tenha o equilíbrio adequado de pessoas para lidar com tarefas simples e complexas. No entanto, se você estiver trabalhando em um projeto complexo que requer mais especialistas altamente qualificados em categorias específicas, você pode adaptar este relatório para atender aos requisitos de habilidade do seu projeto.

Depois de identificar uma skill-gap, a próxima etapa é treinar sua equipe para preencher essas lacunas. Fornecer treinamento interno ou envolver a ajuda de profissionais da indústria para conduzir workshops, sessões de treinamento e seminários; fornecer materiais de leitura atualizados, incluindo artigos especializados, periódicos e publicações. Crie um programa de mentoria para que os membros da equipe altamente qualificados possam transferir seu conhecimento para outros membros da equipe.

O relatório mostrado acima foi criado usando Analytics Plus, uma solução de BI (business intelligence) e análise de TI da ManageEngine. O Analytics Plus possui integração com aplicativos de gerenciamento de projeto, como Jira Software, como também outros softwares de TI populares, como ServiceNow, Zendesk e muitas outras soluções da ManageEngine de monitoramento e gerenciamento de TI.

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