À medida que as economias se abrem gradualmente, fica mais claro que o modelo de trabalho híbrido veio para ficar para cada vez mais nas organizações. Isso aumentou a necessidade de colaboração interdepartamental entre a TI e a equipe de instalações.
Durante os tempos pré-pandemia, as equipes de TI em várias organizações contaram com a equipe de instalações para manter a manutenção dos ativos do local de trabalho, como impressoras, projetores e monitores. Em muitas organizações, a equipe de instalações foi fundamental para abrigar os ativos abandonados no local de trabalho quando os funcionários foram repentinamente forçados a trabalhar remotamente em 2020.
Mas as equipes de instalações dependiam de ferramentas herdadas e díspares e, às vezes, nunca tinham uma ferramenta para gerenciar seus processos. Essencialmente, suas funções foram desarticuladas de outros processos críticos para os negócios.
Agora, com o advento das políticas de trabalho híbridas, os funcionários têm a flexibilidade e a conveniência de escolher onde trabalhar. Isso abre muitos desafios para as equipes de entrega de serviços, como TI, RH, instalações e jurídico.
Dada a interoperabilidade pré-existente entre a TI e as instalações, ambas as equipes devem ser capazes de trocar dados e fluxos de trabalho de interface para uma experiência tranquila dos funcionários.
Com o modelo de trabalho híbrido, a interoperabilidade aumenta e a TI precisa trabalhar mais do que nunca em conjunto com as instalações. Aqui estão três razões.
1- Governar os privilégios de acesso físico com base no espaço de trabalho
Com a população flutuante de funcionários no escritório no modelo híbrido, os espaços de trabalho são frequentemente subutilizados. Para reduzir o desperdício de serviços públicos e a sobrecarga de manutenção, as equipes de instalações geralmente mudam os espaços de trabalho para se adequar à multidão que chega.
Consequentemente, a equipe de instalações precisa manter a TI informada sobre quais áreas das instalações do escritório agora são classificadas e têm acesso físico controlado. Isso ajuda as equipes de TI a manter as redes localizadas e os ativos dentro do ambiente classificado seguros.
2- Gerenciar o ambiente de infraestrutura de TI vital
Quando as empresas crescem, sua infraestrutura de TI precisa se expandir de acordo para acompanhar a demanda tecnológica. A equipe de TI e de instalações deve trabalhar em conjunto para entender os requisitos de cada um durante esse processo de expansão.
Enquanto a TI garante a disponibilidade das informações e o tempo de atividade dos negócios, as instalações cuidam do fornecimento de energia, HVAC, segurança e do espaço necessário para o funcionamento ideal dos servidores e data centers da organização.
3- Minimizar o tempo de inatividade durante situações de emergência
A pandemia serviu como um teste decisivo para o plano de continuidade de negócios (BCP) de todas as organizações. Quando ocorrem grandes desastres, como vazamentos de gás ou condições climáticas extremas, a TI precisa ter suas operações garantidas e minimizar o tempo de inatividade.
Os departamentos de instalações e de TI desempenham um papel importante no planejamento de BCP ou de recuperação de desastres (DR). A equipe de instalações precisa estar ciente dos espaços que podem ser reaproveitados para operações de negócios e de TI. Um plano BCP ou DR que pode ser facilmente acessado e seguido durante uma emergência diminui significativamente o tempo de inatividade dos negócios.
O caso do gerenciamento integrado do espaço de trabalho
Com as plataformas de gerenciamento de serviços corporativos (ESM – Enterprise Service Management), as equipes de TI e não TI estão consolidando seus esforços de entrega de serviços em uma única plataforma. Isso oferece uma experiência consistente aos usuários em todos os departamentos.
A plataforma centralizada atua como um meio para que a equipe de TI e de instalações se comuniquem e coordenem seus processos juntos, simplificando sua colaboração. Por exemplo, quando a equipe de TI termina de configurar a estação de trabalho para um novo funcionário, um ticket automatizado pode ser gerado na instância do service desk das instalações para preparar o espaço de trabalho e o crachá de acesso do novo colaborador.
Embora se torne significativamente mais fácil registrar, rastrear e fornecer serviços com uma ferramenta ESM, as equipes de gerenciamento de instalações ainda precisam de uma ferramenta para registrar e gerenciar o campus da organização. E assim como a TI depende da equipe de instalações, outras equipes que não são de TI também dependem das instalações para seus próprios projetos. Portanto, um módulo de gerenciamento de espaço capaz construído diretamente na plataforma ESM pode ajudar as equipes de instalações a auxiliar melhor outras equipes.
O que você precisaria para um gerenciamento de espaço eficaz?
Na versão mais recente do ServiceDesk Plus, os gerentes de instalações podem gerenciar o campus de sua organização com o módulo Spaces dedicado. Com o módulo Spaces, você pode:
- Digitalizar o campus
- Os gerentes de instalações podem rastrear digitalmente todos os níveis da árvore espacial, desde campus extensos em locais até salas específicas e áreas de espaço aberto.
- Cada espaço pode ser associado a amenidades, como equipamentos de segurança presentes, e criticidades, como o nível de acesso privilegiado do espaço.
- Visualize o campus com a árvore espacial
- A árvore de espaço oferece uma visão consolidada e conectada de todos os espaços gerenciados da organização.
- A visão panorâmica permite que os gerentes vislumbrem os níveis de ocupação e a quantidade de tickets gerados em todos os espaços, garantindo que nenhum espaço de trabalho fique mal atendido.
- Mantenha todos os detalhes ao seu alcance
- O módulo Spaces permite que os administradores de instalações criem modelos personalizados para registrar detalhes exclusivos.
- Cada espaço também pode ser associado a seus tíquetes correspondentes, aos ativos que possui, aos serviços de instalação que fornece e aos seus documentos relevantes, como planos de emergência, continuidade de negócios ou recuperação de desastres.
Como você pode tentar agora?
O módulo Spaces agora está disponível com a edição Enterprise da instância do service desk Facilities na versão mais recente do ServiceDesk Plus. Faça já o upgrade ou inicie sua avaliação gratuita de 30 dias, contando sempre com o apoio da equipe ACSoftware.
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